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PortAventura automatiza el proceso de reservas y confirmaciones con Esker DeliveryWare.

14-04-2010 Publicado por guallomin

Hoy si que entramos ?asaco?, es que es su día. Felicidades a los llamados Asaco, Benito, Bernardo, Frontón, Juan, Lidia y Pedro.

Navegando por la red me encontrado este documento, que para los estudiantes de empresas podría ser interesante.



PortAventura es uno de los parques temáticos más grandes de Europa. Fue inaugurado en 1995 con cinco zonas temáticas: Mediterránea, Polynesia, China, México y Far West y se transformó en pocos años en un complejo turístico con una variada oferta para el descanso vacacional. El éxito le empujó a optar por una automatización de flujos documentales con Esker DeliveryWare para optimizar la entrada y salida de las numerosas peticiones de reservas y pedidos a proveedores.


El contexto

Subidos a una Montaña Rusa de Documentos

La gran expansión del parque temático llevó rápidamente a una situación dónde se recibía un gran volumen de peticiones de reservas desde los hoteles y agencias de viajes, pedidos a proveedores, facturas y otros miles de documentos. Los departamentos de Atención al Cliente y de Compras necesitaban una solución de automatización que supiera captar los faxes y re-direccionarlos de forma inteligente a la persona adecuada dentro del departamento correcto. Los sistemas informáticos de PortAventura, basados en el ERP de SAP, un Contact Center de Presence y un sistema de correo de Microsoft Exchange, requerían una solución de automatización de flujos documentales que no interfaz riera en la estructura técnica ni supusiera una interrupción en la operativa de la empresa.


El Proyecto

Flujos de información sin sobresaltos

El objetivo primordial del proyecto consistía en controlar y acelerar el proceso de reserva por parte de los hoteles y agencias de viaje a PortAventura. Para ello se instaló la plataforma Esker DeliveryWare con su potente sistema de reconocimiento y captura de faxes. Los mismos son integrados de forma nativa con Microsoft Exchange y gracias al módulo de diseño de reglas de enrutádo direccionados a las cuentas de correo electrónico y por ende al Contact Center. Todos los empleados de PortAventura envían o reciben faxes mediante el servidor de fax de Esker. El Contact Center Presence envía las confirmaciones de reserva, eliminando así toda intervención manual en el proceso de reserva salvo para una validación que tarda pocos minutos. Cada mes unos 35.000 faxes de reservas y confirmaciones se reciben y envían por la plataforma Esker que son gestionados por unas 12 personas en el Contact Center.
Paralelamente, se extendió el uso de la tecnología de Esker al entorno SAP automatizando el envío de los pedidos a proveedores por el departamento de compras de PortAventura. Esker se integra de forma
natural con el sistema vía SAP Connect y permite al usuario un control completo del proceso desde SAPGUI sin tener que desplazarse, obteniendo en todo momento confirmación del status del envío, tan importante a efectos legales.


Más automatización

La eliminación del papel gana terreno

El proyecto se realizó en menos de dos meses, permitiendo a PortAventura comprobar inmediatamente los beneficios de la automatización de los flujos documentales. Siendo Esker DeliveryWare una plataforma universal de flujos documentales, su tecnología permite extenderse a todas las actividades del negocio. Éste fue el principal motivo por el que PortAventura optó por Esker. En efecto, el departamento financiero de la compañía considera ahora la automatización de la recepción de facturas de proveedores integrada a SAP en cualquier formato (papel o digital) siendo el próximo proyecto a abordarse. Tanto la recepción como la emisión de facturas desde SAP se pueden automatizar con Esker sin interferir en la configuración del ERP. PortAventura de esta forma se suma a las empresas
pionéras en optimizar el flujo del fax en sus procesos de negocio más críticos, obteniendo beneficios por ahorros de gestión, máquinas y consumibles, y contribuyendo así a la protección del medio ambiente reduciendo el uso del papel.

Buenos días a todos.

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